Palembang, 8 September 2026 . Poltekkes Kemenkes Palembang terus memperkuat tata kelola kelembagaan melalui transformasi digital. Salah satu langkah strategis tersebut diwujudkan melalui Sosialisasi Sistem Monitoring Kerja Sama Tahun 2026, sekaligus peluncuran aplikasi Si Tanjak, sebuah inovasi digital yang dirancang untuk membantu memantau dan mengevaluasi berbagai kerja sama institusi secara lebih tertib, efektif, dan berkelanjutan.
Aplikasi yang sebelumnya bernama Simkerma tersebut resmi disepakati menggunakan nama Si Tanjak, yang tidak hanya mudah diingat, tetapi juga mengangkat kearifan lokal Palembang. Tanjak merupakan salah satu identitas budaya khas Palembang yang menjadi inspirasi dalam membangun sebuah sistem yang diharapkan mampu menjadi simbol keteguhan, keteraturan, dan identitas institusi dalam mengelola kerja sama. Pengembangan Si Tanjak dilatarbelakangi oleh kebutuhan untuk memastikan seluruh kerja sama, khususnya MoU dan Perjanjian Kerja Sama (PKS), dapat dipantau masa berlaku dan tindak lanjutnya secara lebih sistematis. Selama ini, dokumen kerja sama yang tersimpan dalam bentuk hard copy berisiko terlewat masa berlakunya. Kondisi tersebut dapat menimbulkan berbagai persoalan, mulai dari terhambatnya pembayaran lahan praktik, kendala dalam persiapan akreditasi, hingga munculnya temuan dalam proses audit.
Melalui Si Tanjak, kondisi tersebut diharapkan dapat diminimalkan. Sistem menyediakan dashboard monitoring yang menampilkan jumlah kerja sama aktif, kerja sama yang akan berakhir, serta kerja sama yang telah habis masa berlakunya. Saat ini tercatat sebanyak 567 MoU dengan nilai akumulasi sekitar Rp201,5 juta, sehingga keberadaan sistem monitoring yang terintegrasi menjadi semakin penting bagi institusi.
Salah satu keunggulan Si Tanjak adalah adanya fitur early warning system. Sistem secara otomatis mengurutkan kerja sama berdasarkan jumlah hari yang tersisa hingga masa berlaku berakhir. Kerja sama yang sudah mendekati batas akhir akan menjadi prioritas pemantauan. Sistem juga dapat memberikan notifikasi melalui WhatsApp dan email, dengan jadwal pengingat yang dibuat bertingkat, mulai dari 90 hari, satu bulan, hingga satu minggu sebelum masa berlaku berakhir. Dengan mekanisme tersebut, pengelolaan kerja sama tidak lagi hanya bersifat administratif setelah terjadi masalah, tetapi bergerak menuju pola preventif dan proaktif. Institusi dapat mengetahui lebih awal kerja sama mana yang perlu segera ditindaklanjuti. Karena itu, penguatan sistem monitoring melalui Si Tanjak diharapkan dapat membantu seluruh unit kerja menjalankan tugas dengan lebih tertib sekaligus meminimalkan risiko terjadinya kelalaian administratif.
Hal penting yang turut menjadi perhatian dalam pengembangan Si Tanjak adalah memastikan bahwa kerja sama yang telah ditandatangani benar-benar memberikan manfaat. Ke depan, aplikasi akan dikembangkan dengan fitur implementasi MoU, sehingga program studi atau jurusan dapat melaporkan pelaksanaan kerja sama, termasuk tanggal kegiatan dan mengunggah dokumen pendukung. Hal ini penting karena efektivitas kerja sama tidak hanya diukur dari banyaknya MoU yang dimiliki, tetapi juga dari seberapa banyak kerja sama tersebut benar-benar diimplementasikan. Dengan demikian, setiap kerja sama diharapkan memiliki output dan manfaat nyata bagi institusi, mahasiswa, dosen, maupun mitra.
Pengembangan Si Tanjak juga dirancang untuk mendukung berbagai jenis kerja sama, termasuk kerja sama dengan puskesmas, praktik bidan, rumah sakit, apotek, industri, laboratorium, institusi pendidikan, klinik, pemerintah daerah, hingga mitra luar negeri. Keberhasilan sistem ini tentu tidak hanya bergantung pada tim teknologi informasi. Seluruh unsur organisasi memiliki peran sesuai kewenangan masing-masing. Tim IT bertugas melakukan pengembangan dan penyempurnaan fitur, Unit Bisnis menangani pengelolaan KSO, sementara jurusan dan program studi didorong untuk aktif memantau kerja sama serta melaporkan implementasinya secara berkala. Dalam pengelolaan akses, prinsip yang ditekankan adalah adanya pemisahan yang jelas antara akses dan kewenangan. Admin berperan dalam menginput data, sementara kewenangan persetujuan tetap berada pada pejabat yang memiliki tanggung jawab sesuai ketentuan. Prinsip ini menjadi bagian penting dalam menjaga akuntabilitas dan integritas sistem.
Si Tanjak menjadi salah satu bukti bahwa transformasi digital tidak semata-mata berbicara tentang teknologi, tetapi tentang perubahan budaya kerja. Teknologi akan memberikan manfaat ketika diikuti dengan kedisiplinan dalam memperbarui data, ketepatan dalam menindaklanjuti informasi, serta komitmen seluruh pihak untuk bekerja sesuai kewenangan dan prosedur. Mulai diberlakukannya Si Tanjak sebagai alat monitoring dan evaluasi menjadi langkah awal untuk membangun pengelolaan kerja sama yang lebih terukur. Pada tahap awal, sistem difokuskan sebagai alat monitoring, sementara proses tindak lanjut dokumen tetap dilakukan secara manual atau melalui Srikandi. Ke depan, berbagai fitur akan terus dikembangkan, termasuk modul KSO, fitur implementasi MoU, alasan penghentian kerja sama, penambahan jenis mitra, serta pengembangan akses dan distribusi sistem kepada pengguna.
Peluncuran Si Tanjak menjadi bagian dari komitmen Poltekkes Kemenkes Palembang untuk terus berbenah dan meningkatkan kualitas tata kelola. Dari sekadar menyimpan dokumen, institusi bergerak menuju sistem yang mampu mengingatkan, memantau, mengevaluasi, dan menyediakan data sebagai dasar pengambilan keputusan. Inilah esensi transformasi digital: bukan hanya membuat pekerjaan menjadi lebih mudah, tetapi memastikan setiap proses berjalan lebih tertib, transparan, akuntabel, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Dengan semangat inovasi dan kolaborasi, Si Tanjak diharapkan menjadi pijakan baru dalam memperkuat tata kelola kerja sama di Poltekkes Kemenkes Palembang. Si Tanjak bukan sekadar sebuah aplikasi. Ia adalah langkah menuju budaya kerja yang lebih tertib, lebih cepat merespons risiko, dan lebih kuat dalam menjaga integritas. Melalui inovasi, kolaborasi, dan komitmen bersama, Poltekkes Kemenkes Palembang terus bergerak menuju tata kelola kelembagaan yang semakin unggul, adaptif, transparan, dan terpercaya.
(Reported by Listrianah. M.Kes)