Urusan Hukormas, Sekretariat dan Protokoler

ssttt….Being conducted renewal….

Hukormas

Ikhtisar Jabatan :

Melakukan Pengumpulan dan penyusunan data pelayanan informasi dan kehumasan sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar semua pekerjaan dapat diselesaiakan secara berdaya guna dan berhasil guna.

Uraian Tugas :

  1. Mengumpulkan dan Mengolah Data serta Informasi sesuai jenisnya ke dalam bentuk Bagan, Grafik dan lain-lain sesuai peruntukannya;
  2. Membuat dan mendesain Baliho, Spanduk dan media penyebaran informasi lainnya untuk Peningkatan pelaksanaan Hubungan Eksternal dan Internal;
  3. Memfasilitasi Kegiatan Rapat, konferensi pers, seminar, lokakarya atau pertemuan lainnya;
  4. Menerima kunjungan pelayanan informasi public dan pengaduan masyarakat;
  5. Menyampaikan permasalahan pelayanan informasi publik dan pengaduan masyarakat kepada tim pengelola penanganan pelayanan;
  6. Menyampaikan hasil tindak lanjut penanganan pelayanan informasi publik dan Dumas kepada publik;
  7. Menyusun rekapitulasi kunjungan pelayanan informasi publik dan Pengaduan Masyarakat (DUMAS);
  8. Melakukan pemutakhiran data dengan mengunggah (Upload) Kegiatan di website, social media resmi Poltekkes Palembang, dan lain-lain;
  9. Meliput kegiatan pelayanan Informasi dalam rangka kegiatan kehumasan;
  10. Memverifikasi draft SK di ruang lingkup Sub. Bagian KKU;
  11. Menyusun laporan pelaksanaan tugas sebagai pertangungjawaban kepada pimpinan (Laporan Triwulan, Laporan Tahunan);

Sekretariatan & Protokoler

Ikhtisar Jabatan :

Melakukan tata kelola persuratan, mengatur jadwal pimpinan, menyediakan kebutuhan dinas pimpinan serta membuat laporan berdasarkan pedoman dan arahan pimpinan guna menunjang kelancaran pelaksanaan tugas pimpinan.

Uraian Tugas :

  1. Menerima, memproses dan mengentri surat masuk ke dalam aplikasi persuratan sesuai dengan maksud dan tujuan surat sesuai dengan disposisi;
  2. Penomoran surat keluar sesuai dengan Pola Klasifikasi Arsip dan Kode Unit Pengolah di Lingkungan Kementerian Kesehatan;
  3. Memeriksa dan mengecek kelengkapan arsip;
  4. Pendistribusian surat;
  5. Menentukan indeks arsip dan memberikan kode klasifikasi arsip;
  6. Melakukan pemberkasan arsip;
  7. Membuat daftar arsip (daftar berkas & daftar isi berkas);
  8. Mengentri database arsip ke aplikasi (e-letter);
  9. Memberikan layanan informasi kearsipan;
  10. Melakukan alih media penyimpanan arsip;
  11. Pemberian sekaligus Membuat daftar nomor sertifikat;
  12. Melakukan pemusnahan surat/dokumen/arsip dengan menggunakan alat penghancur kertas berdasarkan arahan pimpinanl;
  13. Memproses dan penerbitan surat perintah kerja lembur;
  14. Memproses dan penerbitan surat tugas;
  15. Melakukan pembinaan persuratan dan kearsipan ke Jurusan/Prodi/Unit-unit;
  16. Mencatat dan menyusun rencana kegiatan pimpinan pada papan tulis sebagai informasi bagi pimpinan;
  17. Menyediakan dan menyiapkan kebutuhan dinas pimpinan(alat tulis kantor) dalam rangka memperlancar peroses pelaksanaan tugas pimpinan;
  18. Mengatur dan mempasilitasi kunjungan tamu sesuai dengan maksud dan tujuan tamu di Poltekkes Kemenkes Palembang baik dari segi waktu dan tempat;
  19. Melakukan pengawasan dan Pelaporan kegiatan pengamanan di lingkungan Poltekkes Kemenkes Palembang;
  20. Membuat dan menyusun draft Notulen rapat yang diselengarakan oleh pimpinan;
  21. Menyusun laporan pelaksanaan tugas sebagai pertangung jawaban kepada pimpinan (laporan triwulan ,laporan tahunan);
  22. Melakukan tugas kedinasan lain yang di berikan atasan dalam rangka kelancaran kegiatan.

ssttt….Being conducted renewal….

ssttt….Being conducted renewal….

ssttt….Being conducted renewal….

-DOKUMENTASI-