Hukormas

Ikhtisar Jabatan :

Melakukan Pengumpulan dan penyusunan data pelayanan informasi dan kehumasan sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar semua pekerjaan dapat diselesaiakan secara berdaya guna dan berhasil guna.

Uraian Tugas :

1. Mengumpulkan dan Mengolah Data serta Informasi sesuai jenisnya ke dalam bentuk Bagan, Grafik dan lain-lain sesuai peruntukannya;
2. Membuat dan mendesain Baliho, Spanduk dan media penyebaran informasi lainnya untuk Peningkatan pelaksanaan Hubungan Eksternal dan Internal;
3. Memfasilitasi Kegiatan Rapat, konferensi pers, seminar, lokakarya atau pertemuan lainnya;
4. Menerima kunjungan pelayanan informasi public dan pengaduan masyarakat;
5. Menyampaikan permasalahan pelayanan informasi publik dan pengaduan masyarakat kepada tim pengelola penanganan pelayanan;
6. Menyampaikan hasil tindak lanjut penanganan pelayanan informasi publik dan Dumas kepada publik;
7. Menyusun rekapitulasi kunjungan pelayanan informasi publik dan Pengaduan Masyarakat (DUMAS);
8. Melakukan pemutakhiran data dengan mengunggah (Upload) Kegiatan di website, social media resmi Poltekkes Palembang, dan lain-lain;
9. Meliput kegiatan pelayanan Informasi dalam rangka kegiatan kehumasan;
10. Memverifikasi draft SK di ruang lingkup Sub. Bagian KKU;
11. Menyusun laporan pelaksanaan tugas sebagai pertangungjawaban kepada pimpinan (Laporan Triwulan, Laporan Tahunan);

Sekretariatan & Protokoler

Ikhtisar Jabatan :

Melakukan tata kelola persuratan, mengatur jadwal pimpinan, menyediakan kebutuhan dinas pimpinan serta membuat laporan berdasarkan pedoman dan arahan pimpinan guna menunjang kelancaran pelaksanaan tugas pimpinan.

Uraian Tugas :

1. Menerima, memproses dan mengentri surat masuk ke dalam aplikasi persuratan sesuai dengan maksud dan tujuan surat sesuai dengan disposisi;
2. Penomoran surat keluar sesuai dengan Pola Klasifikasi Arsip dan Kode Unit Pengolah di Lingkungan Kementerian Kesehatan;
3. Memeriksa dan mengecek kelengkapan arsip;
4. Pendistribusian surat;
5. Menentukan indeks arsip dan memberikan kode klasifikasi arsip;
6. Melakukan pemberkasan arsip;
7. Membuat daftar arsip (daftar berkas & daftar isi berkas);
8. Mengentri database arsip ke aplikasi (e-letter);
9. Memberikan layanan informasi kearsipan;
10. Melakukan alih media penyimpanan arsip;
11. Pemberian sekaligus Membuat daftar nomor sertifikat;
12. Melakukan pemusnahan surat/dokumen/arsip dengan menggunakan alat penghancur kertas berdasarkan arahan pimpinanl;
13. Memproses dan penerbitan surat perintah kerja lembur;
14. Memproses dan penerbitan surat tugas;
15. Melakukan pembinaan persuratan dan kearsipan ke Jurusan/Prodi/Unit-unit;
16. Mencatat dan menyusun rencana kegiatan pimpinan pada papan tulis sebagai informasi bagi pimpinan;
17. Menyediakan dan menyiapkan kebutuhan dinas pimpinan(alat tulis kantor) dalam rangka memperlancar peroses pelaksanaan tugas pimpinan;
18. Mengatur dan mempasilitasi kunjungan tamu sesuai dengan maksud dan tujuan tamu di Poltekkes Kemenkes Palembang baik dari segi waktu dan tempat;
19. Melakukan pengawasan dan Pelaporan kegiatan pengamanan di lingkungan Poltekkes Kemenkes Palembang;
20. Membuat dan menyusun draft Notulen rapat yang diselengarakan oleh pimpinan;
21. Menyusun laporan pelaksanaan tugas sebagai pertangung jawaban kepada pimpinan (laporan triwulan ,laporan tahunan);
22. Melakukan tugas kedinasan lain yang di berikan atasan dalam rangka kelancaran kegiatan.

• Pedoman-Pedoman – Klik Disini
• Format Monev dan Hasil Monev – Klik Disini
• Format Pengaduan – Klik Disini
• Format LHKASN – Klik Disini
• Format Nota Dinas & Surat Dinas – Klik Disini
• Template Sertifikat – Klik Disini

• SOP Pengaduan Masyarakat (Dumas) – Klik Disini
• SOP Informasi Publik – Klik Disini
• SOP Kebersihan – Klik Disini